| ENTIDAD | CURDURIA URBANA SEGUNDA DE MEDELLÍN | NIT: | 70661050 | |||||||||||||
| REPRESENTANTE LEGAL | LUIS FENANDO BETANCUR MERINO | Fecha de iniciación: | 18-03-19 | |||||||||||||
| RESPOSABLES DEL PROCESO | MIRNA MARIA BRAVO / ALEJANDRO ARBOLEDA VELEZ | Fecha de finalización: | ABIERTO, ACTUALMENTE TODAVIA ESTAMOS TRABAJANDO EN LOS HALLAZGOS REALIZADOS POR EL AGN | |||||||||||||
| CARGOS | ASESORA JURIDICA / COORDINADOR DE GESTION DOCUMENTAL | |||||||||||||||
| FECHA Y NUMERO DE ACTO DE APROBACION DEL PMA | 18/03/2019 MEDIANTE RESOLUCION C2-19-0831 | |||||||||||||||
| ITEM | PRESUNTO INCUMPLIMIENTO | NO. DE ACCIÓN | OBJETIVOS | No. META | Descripción de las Tareas | EJECUCIÓN DE LAS TAREAS | PLAZO EN SEMANAS | PORCENTAJE DE AVANCE DE LAS TAREAS | PRODUCTOS | AVANCE DE CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO | DESCRIPCIÓN DE LOS AVANCES | AREAS Y PERSONAS RESPONSABLES | FECHA CIERRE HALLAZGO | No. RADICADO | EVIDENCIAS | |
| INICIO | FINALIZACIÓN | |||||||||||||||
| 1 | Tablas de Retención Documental TRD Se concluye durante la visita que es necesario que el Curador Segundo cumpla con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 del 2000, artículo 13 de la Ley 1712 y el Acuerdo 004 de 2013, elaborando las Tablas de Retención Documental TRD, las cuales deben ser a robadas, convalidadas Üblicadas. |
ACCIÓN NO. 1 | La Curaduria Urbana Segunda de Medellín, de conformidad con el artículo 24 de la Ley 594 del 2000 y la Ley 1712, "es obligación de las entidades del Estado, las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas que presten función pública, elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental. En concordancia con lo anterior, el Acuerdo 004 de 2013 emitido por el Archivo General de la Nación, establece el procedimiento para la elaboración, aprobacion,convalidacion y publicacion",si asi la Curaduría Segunda de Medellín iniciara con los pasos correspondientes para elaborar las respectivas Tablas de Retencion Documental (TRD) con los difrentes instrumentos de control que para ello deben se levantado como son el cuadro de nomenclatura de las diferentes oficinas productoras, el cuadro de clasificacion de series documentales, el banco termologico general , ( mediante la encuesta de produccion documental), identificacion normativo aplicado en el sistema produccion de los documentos | 1 | Se iniciará con el levantamiento y reconocimiento de la entidad desde su estructura organizacional, para crear allí el listado maestro de los resposables productores y asignar un codigo de competencia de reconocimiento ante la producción de las unidades documentales. | 31-08-2018 | 17-09-2018 | 2 SEMANAS Y 4 DÍAS (TIEMPO HABIL LABORAL) | 100% | Encuestas y cuadro de nomenclatura de productores, listado de documentos identificados por las encuestas | 100% | Se realizaron un total de 16 encuestas a productores, se asignó codificación a los productores según el organigrama funcional y se crea el cuadro de codificaciones de áreas, se crea el listado inicial de identificación de documentos producidos en general el cual servirá como base para la creación del cuadro de clasificación documental y la creación de un banco terminológico. | Contador Arquitectos Jurídica Control interno Servicio al cliente Archivo Recurso humano |
17-09-18 | Formato para encuesta, Listado Inicial de
Asuntos, Cuadro de Codificación de Oficinas Resoluciones y actas del comité, carta inicial de convalidacion y respuesta de la misma con respectivos hallazgos dados por el concejo departamental de archivo. Carta del segundo envio al concejo departamental de archivo para convalidacion. |
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| 2 | Creación de comité técnico evaluador de archivo como instancia principal en el desarrollo de la acciones. | 11-09-2018 | 11-09-2018 | 1 DÍA (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | Resolución número C2-18-0532 DEL 11 DE SEPTIEMBRE, mediante la cual se crea el comité evaluador de archivo para la curaduría urbana segunda de Medellín | Existencia a la fecha del comité interno evaluador de archivo; cual está actuando en los procesos de mejora | Curador Urbano Segundo Jurídica Archivo Control interno Sistemas Gerencia administrativa |
11-09-18 | |||||||
| 3 | Creación del cuadro de clasificación documental, banco terminológico, tablas de retención documental y procedimiento. | 19-09-2018 | 06-03-2019 | 17 SEMANAS Y 15 DÍAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | Cuadro de clasificación documental, banco terminológico, procedimiento de TRD, procedimiento para crear cuadro de activos de información y tablas de retención documental , acta de comité interno evaluador de archivo, resolución de aprobación y adopción de los respectivos instrumentos | En esta etapa de tiempo de 20 semanas y 18 días se logra dar cierre al hallazgo en general de conformidad al artículo 24 de la ley 594 de 200 y la ley 1712 de 2014, a sus acuerdos reglamentarios y demás, creando el cuadro de clasificación documental el cual nos permite identificar las respectivas unidades documentales que son producidas en la Curaduría Segunda, tener la tabla de retención documental la cual nos permite dar un carácter particular de retención y conservación a los archivos de gestión de la curaduría tanto en tiempo, en valoración , clasificación y eliminación, se crea el banco terminológico el cual nos permitirá tener un conocimiento en lo relación al significado de las diferentes series documentales que conforman el sistema integrado de archivo dentro de la curaduría urbana segunda de Medellín, se crea el cuadro de clasificación de activos de información el cual estará compuesto por cada una de las series documentales que identifican la curaduría y allí se dará el valor a estos como son (administrativo, fiscal, legal, jurídico, contable, histórico). se hace claridad que estos instrumentos de control y de información deben desde el área de archivo el personal encargado estar alimentando y actualizando la información. esta entrega se realizó a través del acta # 6 del 6 de marzo de 2019 | Curador Urbano Segundo Jurídica Archivo Control interno Sistemas Gerencia administrativa |
06-03-19 | |||||||
| 4 | Envio de convalidaciones de las TRD y de los cuadros de clasificación documental al Concejo Departamental de Archivo | 26-07-2019 | ABIERTO | (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | Se realizó el respectivo envio de convalidación inicial al Concejo Departamental de Archivo, donde se entregaron los respectivos instrumentos archivisticos a convalidar. | 100% | Entre las fechas datadas la Curaduria Urbana Segunda de Medellín ha realizado a los hallazgos dados por el Concejo Departamental de Archivo las respectivas convalidaciones atendiendo las recomendaciones que han realizado y a la espera de respuesta positiva del ultimo envio | Curador Urbano Segundo Jurídica Archivo Control interno Sistemas Gerencia administrativa |
ABIERTO | 2020010078586 del 3 de marzo de 2020 | Se envian como evidencia los oficios para solicitar la convalidacion y las respectivas respuestas por parte del concejo departamental de archivo. | ||||
| 2 | Programa de Gestión Documental PGD En Desarrollo de la visita se evidenció que el Curador Segundo debe elaborar el PGD, conforme a los establecido en el artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015, PGD debidamente elaborado y publicado. |
ACCIÓN NO. 2 | 1. Iniciar con la creación del PGD para la Curaduría Segunda
de Medellín, teniendo en cuenta los lineamientos dados por el AGN (Archivo
General de la Nación) según la Guía para el asunto y los lineamientos dados
conforme a los establecido en el artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de
2015. 2. Desde la Curaduría Urbana Segunda de Medellín con esta nueva herramienta, busca una eficiencia y eficacia tendiente a fortalecer las acciones en lo referente a la producción, participación, conservación, tecnológica, calidad y publicación. |
1 | Estudiar y socializar la guía para la implementación del PGD, emitida por el archivo general de la Nación. Donde el área encargada de archivo sociliazará con los líderes de cada área lo correspondiente a implentar dentro del PGD de la Curaduría Segunda Urbana de Medellín. | 30-05-2019 | 21-06-2019 | 3 SEMANAS Y 2 DÍAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | *Borradores levantados con aspectos extraídos de la guía. *Listado de socialización con los empleados. *Redaptar borrador de diagnostico. |
100% | Conociendo los siete pasos a aplicar para la implementación del
PGD y una vez socializado la importancia del mismo con los empleados de la
Curaduría Segunda Urbana de Medellín; se inicia con la asignación de
responsabilidades a cada líder en cada área. Se comienza a trabajar en la estructuración del PGD y la recolección de información y datos entre procesos, presupuestos, tecnología. Desde el área de archivo, igualmente se han ido evidenciando los procedimientos dados para el desarrollo de la actividad diaria y el aplicativo de otras herramientas archivísticas, las cuales deben crear trazabilidad con la nueva a construir. |
Curador Urbano Segundo Jurídica Archivo Control interno Sistemas Gerencia administrativa |
21-06-19 | Evigencia fotografica de socializacion del PGD. Toma de asistencia y evaluación y Diagnostico. | |
| 2 | Levantar el diagnostico con los aspectos a tener en cuenta dentro
del PGD. Aquí se definirán los aspectos económicos, humanos y tecnológicos, de igual forma la tipología documental desde el ámbito de la ley de calidad, buscando una gestión de la implementación de herramientas que nos permitan llegar a la conservación integral. La presentación del diagnostico inicial, se presentará a la mesa de trabajo del comité interno evaluador de archivo. |
25-06-2019 | 20-09-2019 | 12 SEMANAS Y 2 DÌAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | Levantamiento del diagnostico final del PGD | 100% | Se vienen analizando uno a uno la información recolectada y las respectivas evidencias, para cumplir con las disposiciones descritas en la norma (Ley General de Archivo y el articulo conforme a los establecido en el artículo 2.8.2.5.10. del Decreto 1080 de 2015 y crear así, el primer borrador de la versión PGD 2019 - 2021. | Curador Urbano Segundo Archivo Sistemas Gerencia administrativa Contabilidad |
20-09-19 | ACTA # 9 Avances en la formulacion del PGD |
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| 3 | Se analizaran las acciones correspondientes con el fin de formular el PGD, que se basaran en lo analizado, lo planeado para establecer, la medición y cumplimiento y la implementación. | 23-09-2019 | 22-11-2019 | 8 SEMAS Y 6 DÍAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | A la fecha estructurando lo relacionado a cada uno de los componentes para el PGD, según lo desarrollado desde Gestion y Central. | 100% | Actualmente nos encontramor trabajando en el analisis de las
acciones correspondientes a la interpretación, politica y planeación, gestion
del cambio, procesos y procedimientos desde el nivel archivistico,
como: 1. Planeación documental. 2. Producción de documentos. 3. Gestión y trámite para la distribución de correspondencia enviada. 4. Gestión y trámite para la distribución de correspondencia recibida. 5. Organización de Archivos de Gestión. 6. Transferencias documentales. 7. Preservación a largo plazo de los documentos. 8. Valoración Documental. 9. Disposición final de documentos. 10. Consulta de los documentos de los archivos. 11. Eliminación de documentos. 12. Digitación de documentos. 13. Conservación de los Documentos en el Archivo Central El alcance del programa en relación a las competencias del Curador y los funcionarios que desarrollan las actividades relacionadas a los productos y procesos dentro de la gestion de la información; el PHVA. |
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22-11-19 | Visitas puesto a puesto, archivos de gestion, observaciones y viabilidades en central para los diferentes aplicativos y mesas de trabajo | |||||
| 4 | Se envia a mensa de trabajo del comité interno evaluador de archivo para Aprobación por parte del comité interno evaluador de archivo, adopción y publicación por el Curador Urbano Segundo de Medellín. | 25-11-2019 | 27-05-2020 | 18 SEMANAS Y 8 DÍAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | PGD Aprobado y publicado
en la pagina web de la curaduria https://www.curaduriasegunda.com.co/gestion-documental/ Es importante tener en cuenta el tiempo de suspension de actividades según la resolucion C2-20-0712 del 25 de marzo de 2020 por temas relacionados con Emergencia Sanitaria COVID -19 |
100% | Se encuentra en mesa de trabajo para aprobación en segunda
instancia, puesto que el borrador inicial entregado se presentaron 3
observaciones por parte del comité; las cuales a hoy han sido reorganizadas y
puestas en mesa de trabajo nuevamente. Fue aprobado en mesa de trabajo y se publica en la pagina de la cudaduria |
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27-05-20 | PGD Aprobado y publicado
en la pagina web de la curaduria, con la respectiva acta y resolucion https://www.curaduriasegunda.com.co/gestion-documental/ |
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| 3 | Inventario Documental FUID Se deben elaborar los inventarios documentales implementado el formato único de inventario documental FUID, establecido en el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación y parágrafo del artículo 1 1 del Acuerdo 05 de 2013 |
ACCIÓN NO. 3 | Se adopta el formato determinado por AGN , incorporando los distintivos de la Curaduría Segunda de Medellín y se inicia a ingresar la información respectiva desde archivo. | 1 | Consignar en el formato adoptado por la Curaduría la totalidad de documentos y tramites que se producen, gestionan, identifican y conservan en la curaduría. | 13-11-18 | 04-10-2019 | 42 SEMANAS Y 8 DÌAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | el 13 de noviembre en el acta 2 se dice que se propone que el coordinador de archivo eleve el inventario al FUID o se adopte el FUID por el comité. | 100% | Despues de ser aprobado y adoptado el respectivo instrumento de control, el area de archivo procede, realizando trazabilidad con el cuadro de clasificacion de series a la instalacion de dicha herramienta en los archivos de gestion y archivo central, permitiendo asi que al momento de ser adoptada esta se da inicio a los respectivos registros. | Coordinador de Archivo | 04-10-19 | ||
| 2 | A la fecha la curaduria se encuentra realizando el proceso de transición de la informacion al FUID adoptado por la Curaduria para el manejo de la información, ya que actualmente se sigue manejando el FUID según los lineamientos dados por el Departamento Administrativo de planeación. | 16-05-19 | 15-10-19 | 20 SEMANAS Y 6 DÌAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | en el acta 7 del 16 de mayo aprobado este instrumento de control, el archivo central procede la alimentacion del mismo. | 100% | Una vez adoptado el respectivo instrumento FUID, se procede a
alimentarlo de la siguiente manera, en este se consignan los COR
(comunicaciones oficinales recibidas) y COE (comunicaciones oficinales
emitidas) con los respectivos numeros de folios o radicados de expedientes,
facilitando la trazabilidad de los procesos archivisticos y la gestion
documental realizada por esta curaduria. Se deja en claro que las curaduria alimenta un segundo FUID, que corresponde al DAP. donde ellos nos determinan los lineamientos que debemos seguir para la transferencias primarias de los expedientes de licencia. A la fecha se sigue alimentando el FUID con la información producida dentro de la Curaduria, como los documentos externos recibidos. |
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31-12-19 | Se adjuntan los FUID de los envios realizados al Departamento
Administrativos de Planeacion desde el mes de abril a la fecha. Tambien se adjunta evidencia el FUID que a la fecha se viene diligenciando por parte de la Curaduria en lo relacionado a los productos documentales ---------------------------------------------- abril 21: se anexa ficho de radicacion donde se evidencia el stiker como se esta manejando. |
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| 3 | En la vigencia 2020 la Curaduria continua alimentando la información en dentro del FUID como evidencia de lo producido y recibido alimentando el respectivo inventario para dicha vigencia. | 02-01-20 | ABIERTO se cerrara el 31/12/2020 |
20 SEMANAS Y 6 DÌAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
45% | Formato de inventario FUID alimentado con la informacion de documentos producidos y recibidos por esta entidad. | 45% | Actualmente se estan consignando en el formato los documentos
que se reciben o producen desde la Curaduria, teniendo como fecha inicial el
02/01/2020 con corte a la presentación de este informe el 30/06/2020 COE-2-20-00000 para las comunicaciones oficiales emitidas y COR-2-20-00000 para las comunicaciones oficinales recibidas. |
Archivo | ABIERTO | Formato de inventario digital dentro de la base de datos de la
Curaduria Urbana en el àrea de archivo. Es de anotar que esta herramienta es
de uso constante, por ello queda abierto hasta finalizar el año
laboral. |
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| 4 | Unidad de correspondencia en la visita se evidencio que no se cumple con radicación de entrada (doble radicación), radicación de salida (doble radicación), control de comunicaciones no se cumple, numeración de actos administrativos, no se cumple (definir único consecutivo de entrada y de salida ). En resumen no hay trazabilidad de información. | ACCIÓN NO. 4 | Implementar la taquilla unica de radicacion para la recepcion de
documentos. Manejar la trazabilidad de la informacion. |
1 | Cabe anotar que la curaduria contaba con una ventanilla unica
para radicar y recibir documentación desde su apertura, sin embargo
atendiendo los lineamientos entregados por el AGN se inicia con los
procedimientos acorde con los
lineamientos datos desde el acuerdo nacional 060 de 2001 emitido por el AGN
para la mejora del procedimiento de radicacion desde las ventanillas. de igual forma y en conjunto con el archivo
central realizar la trazabilidad documental, consignando en el FUID los COR y
COE. Dentro del reglamento de archivo, se dejaron consignadas las respectivas pautas para todos los comunicados de la Curaduria. Unificacion de la informacion del archivo central, con el manejo de los dialogos documentales. Respetar la emicion de asignacion de radicados para los COR Y COE y acto resolutivo del Curador. |
21-10-19 | 25-10-19 | 1 SEMANA (TIEMPO HABIL LABORAL |
100% | Se creo la ventanilla unica de radicación y la implementación de
ficho stiker que contiene fecha y hora de recibido, el consecutivo unico COR
(CORRESPONDENCIA OFICIAL RECIBIDA) y la serie documental. Este nuevo procedimiento estuvo en prueba por una semana para dar cierre al hallazgo de forma positiva en funcionalidad. |
100% | En la actualidad todos los documentos son recibidos en la taquilla, el personal esta capacitado y se generan las acción de radicacion facilitando trazabilidad en los procesos archivisticos dentro de la Curaduria Urbana Segunda de Medellin, permitiendonos dar un manejo de dialogos documentales. | Curador Urbano Segundo Jurídica Archivo Control interno Sistemas Gerencia administrativa Personal de ventanilla unica y demás personal que hace parte de la Curaduria. |
25-10-19 | Evidencia sistema de radicacion ventanilla unica Evidencia de documento con consecutivo radicado y oficina productora. FUID |
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| Mantener el procedimiento de ventanilla según los nuevos lineamientos dados para el manejo de esta. | 2 | Mantener una constante trazabilidad de la informaciòn entre
ventanilla, archivo e instrumentos archivisticos de información. Ficho de radicacion FUID |
28-10-19 | ABIERTO | 100% | Fichos de radicacion vs la digitalizacion de la información en el sistema de inventario FUID. | 100% | Actualmente es una tarea que se realiza de manera permanente en la Curaduria, la ventanilla de radicacion constantemente esta recibiendo documentaciòn cumpliendo con los parametros normativos. | Ventanilla
de Radicacion Gerencia Administrativa Archivo Gestion Documental Control Interno |
ABIERTO | Ficho de radicacion | |||||
| 5 | Sistema Integrado de Conservación SIC Se concluye el presunto incumplimiento de las disposiciones del Acuerdo 06 de 2014, el Curador Urbano deberá contar con un Sistema Integrado de Conservación debidamente elaborado a robado. Acá hablaron de las bolsas plásticas hasta ahora sigue igual |
ACCIÓN NO. 5 | La Curaduria Urbada segunda de medellin, busca mitigar el hallazgo, teniendo como lineamiento para dicho proceso lo determinado en la guia del AGN, y asi convertir esta herramienta archivistica en un procedimiento de mejoramiento | 1 | Iniciar con el levantamiento del diagnostico integral | 30-10-19 | 25-11-19 | 3 SEMANAS Y 2 DÍAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
100% | Diagnostico inicial para la creación del SIC | 100% | Diagnostico inicial para la creación del SIC | Gestion
Documental Archivo Control interno Gerencia administrativa |
25-11-19 | Diagnostico inicial para la creación del SIC | |
| 2 | Levantamiento del borrador del documento inicial del SIC, para ser entregado al comité interno evaluador de archivo. | 11-12-19 | 20-03-20 | 14 SEMANAS (TIEMPO HABIL LABORAL) |
80% | Se crea un SIC para la Curaduria Urbana Segunda de Medellin contemplado con aspectos metodologicos tomados desde un diagnostico inicial que permitiera crear procedimientos integrados para la conservación de los acervos documentales. | 80% | Desde Gestion Documental conociendo los lineamientos necesarios para la formulacion del SIC, según guia del AGN, se pretende que este sea aprobado por la mesa de trabajo, este es enviado para su respectiva revisiòn a cada uno de los miembtros del còmite interno evaluador de archivo de la Curaduria. | Curador Urbano Segundo Jurídica Archivo Control interno Sistemas Gerencia administrativa |
ABIERTO | Se envia borrador final de SIC presentado a mesa de trabajo del
comité. En revision, pantallazo del
correo electronico. Nota aclaratoria: por emergencia sanitaria y mediante resolucion C2-20-0712 del 25 de marzo por medio de la cual se suspenden los terminos de actuaciones de la Curaduria. a la fecha aun el comite no se ha pronunciado a la aprobacion de la propuesta, por lo que este hallazgo sigue abierto., |
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| AVANCE DEL PLAN DE CUMPLIMIENTO (ACCIONES) | % | |||||||||||||||
| Acción 1 | 100% | |||||||||||||||
| Acción 2 | 100% | |||||||||||||||
| Acción 3 | 100% | |||||||||||||||
| Acción 4 | 100% | |||||||||||||||
| Acción 5 | 80% | |||||||||||||||
| CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO | 96% | sobre 100% | ||||||||||||||
Diseñado por: Grupo Sistemas y Seguridad S.A.S.